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お問合わせ返信のPCメールが相手に届かない…解決策?

2023/01/17

当社でホームページからのお問合わせを頂いたお客様にメールが送信できない事が過去にございました、そのケースとしましては、以下になります。

・お問合わせ頂いたお客様の情報に電話番号がなく、メールのみの返事希望

上記内容でホームページのお問合わせからフォーム送信があり、ご質問にメールで返信すると、普通に返信できたと思っていましたらしばらくすると、エラーメッセージ、もしくはエラーも来ない場合がありました、何度繰返してもエラーで送信できず、連絡番号もなく、連絡がお返事できない事態になりました…。

数日後、メール送信したんですが、返事がないですが・・・??とのお問い合わせがありピンときました、確認しますと、エラーで送信できなかった、もしくは、返信したはずのお客様にメールが届いていない、電話番号の記載がなく、メールが届かずに返信が出来なかった旨をお伝えし事なきを得ますが、やはりメールが届かない現象がたまにあり、特にスマホやドコモ、AU、ソフトバンクなどプロバイダメールに送信できない事が多く、困りました。


そこで色々とみなおしてみましたところ原因としては


送信側の問題
・送信サーバー側の問題で迷惑フォルダに入る??
・DNSの設定に問題がある??

受信側の問題
・メールフォルダがいっぱい?
・PCメール拒否にしている?
・迷惑フォルダをチェックしていないので気付かない…
・登録メール以外すべて拒否にしている?

上記可能性を考えましたが、連絡が取れないお客様に、迷惑フォルダも見てみてください、サーバー容量を見てください、とお伝えする事はできないので、送信側、当社側で何とか解決できないのか?と試行錯誤しました。

解決すべき内容を、送信できない、はじかれる、プロバイダメール(ドコモやAUソフトバンクなどの提供メール)に送信すると弾かれたり、届かなかったりすることがある!この問題を解決することが第一かと思いましたので、この点のみの解決を考えることにしました。

以下、ホームページなどと同じ、独自ドメインのメール使用の場合になります。

1.なりすましメール 判定されないようにSPFの設定をする
SPFの設定がされていないかも、おかしいのかもと思い、サーバーDNSでチェックを行い確認しますが元のままで、問題はございませんでした、多くの方はサーバーでは標準のSTF設定がされており、STFでのメールを標準で使用されてるかと思います。

2.なりすましメール 判定されないようにDKIMを設定する
DKIMについては、できるサーバー、できないサーバーがあり、できないサーバーが多いかと思います、DKIMを設定すると、殆どのメールが問題なく送信できるようになりましたが、原因が分かりませんが稀に届かないことがありましたが、DKIMの設定をしたことで殆ど解決することが出来ました。


結論として、SPFの設定では変わらず、DKIM設定にしたことで解決できました。
標準で付いているサーバーは少ないですが、当社では殆ど解決できました。ご利用のサーバーなどや、DKIMがついているサーバーを試してみてください。


上記情報で、解決できない場合も多くあると思います。当社では解決できました、といった参考の話としてください、個々の状況、サーバーなどで異なると思います、一意見とする程度でお願いします。※メールの送受信は原因不明な事が多いですし、単にサーバーエラーや一時的な不具合、その他の問題など色々あるかと思いますので…。


さらに調べて、もっと簡単に、便利にできないか・・・と考えて現在では、Gメールの有料版で独自ドメイン設定して使用しております。

Gメールの設定に、DKIMの設定がワンボタンで出来ますので、簡単に設定できること、天下のgoogleサーバーからの直送信と信頼性が在る、ストレージも豊富に使える、一番の利点は、スマホとパソコンのメール、写真の移動の連携などが素晴らしい事です。

パソコンからもスマホからも送信でき、相手先のアドレス、端末、プロバイダメールなど関係なく何でも届いてしまう(今のところ)ので、素晴らしいと思います。またスマホと簡単に連動出来ますので大変便利につかっています。

■通常の独自ドメイン
PC→サーバー→相手サーバー→PCやスマホ

■Gメールの場合
Gメールサーバー→相手サーバー→PCやスマホ
※初めのPCが無くなります、Gメールはブラウザメールなので、PC発信にならず、Gメールのgoogleサーバーからの直送なのです!よってなりすましメール、PCメール拒否などに引っかからないのかと思います。※確証はありません、そうだろうと思っているだけです。

最終的には、自分でいろいろ試行錯誤して行うより、Gメールの有料版の独自ドメインを使ったメールを使用する形が一番簡単に、メールに失敗しない解決法でした。


メールが届かない事がある、ホームページからのお問合わせに返信できない事があるなどの方、PCでメールすると、受信されるが、相手からなりすましの警告が表示されななど、身に覚えがある方は、お試しすることをお勧めします。


よろしくお願いいたします。


 

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